ScanSnap iX100とEvernote+Eightで全ての書類をデータ化+検索可能に

仕事柄クレジットカードやポイントカードのパンフレットや郵送物が大量にあります。これらのパンフレットから必要な情報を取り出すことはほぼ不可能で、データ化できないか考えていました。

データ化できたとしても、検索できなければ意味がありませんので、今回はこれを解決するために、富士通のモバイルスキャナ「ScanSnap iX100」と「Evernote」を導入することにしました。

元々Evernoteは利用していましたが、全文検索のために「Evernote プレミアム」を申込みました。ScanSnap iX100には3ヶ月間のEvernote プレミアムの体験版が付いていますので、実際に体験してみると良いですね。

次に、ScanSnap iX100を使います。紙をセットしてスキャン開始ボタンを押すとすぐにスキャンされます。続けてスキャンしたい場合は更に紙をセット。これを続けていき、スキャンを終了したい場合は、再度スキャンボタンを押すとスキャンが終了して、パソコンにメニューが出てきます。

ScanSnapの振り分け画面メニューの中から「EvernoteにPDFで保存」や「Evernoteに画像で保存」などを選べば、自動的にEvernoteに送ってくれます。

Evernoteに入ると、OCRで文字が検索できるようになるため、後で全文検索することが可能です。これで山程ある紙のデータを捨てることができました。

続いて、名刺のスキャンですが、名詞の場合はEightを使います。EightとScanSnap iX100を連携するには、別途ScanSnapのEight用アプリをダウンロードしてインストールする必要があります。こちらからからダウンロードして下さい。

Eight+ScanSnapEightScanアプリを起動し、Eightにログイン。続いて「スキャン」ボタンを押すと名刺をスキャンすることができます。

名刺の場合は2枚同時にスキャンできると書かれていましたが、試しに3枚(端、真中、端)で同時スキャンを試してみたところ、3枚同時にスキャンできました。

複数枚の名刺をスキャンするときはある程度離してスキャンしなければ複数枚として認識しませんので注意してください。

全ての名刺をスキャンし終わったら、「サーバーに送信」すれば、後はデータ化してくれます。これで名刺管理のデータ化は完了です。

Evernoteにメールで送る方法最後に、メールマガジンもEvernoteで管理したいと思い、Evernoteのメールアカウントにメールマガジンのメールだけ転送するようにしました。

Evernoteを起動し、「ツール(T)」メニューから「アカウント情報(A)」を起動すると、メールの転送先が表示されます。

メーラーなどで、特定のメールだけを転送するようなフィルターを作成し、Evernoteの専用アドレスを設定すればメールマガジンの内容も検索できるようになります。

この他にも学校関連のプリントや習い事のプリントなどもスキャンしておけば、後で検索できるため非常に便利です。

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ScanSnap iX100とEvernote+Eightで全ての書類をデータ化+検索可能に” への1件のコメント

  1. ピンバック:子供が小学生になったらScanSnap+Evernoteでプリント管理を iX100の場合はどこでもスキャン可能 | 菊地崇仁ブログ「ポイ探社長のブログ」

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